Politique de confidentialité

Données de réservation

Nous enregistrons les informations transmises lors d’une réservation : nom, prénom, adresse e-mail, langue, expérience, date et horaire, nombre de participants, véhicule et formule choisis. Nous conservons également le montant, la référence, les dates de création et de paiement ainsi que l’état de la réservation.

Ces informations servent à gérer les disponibilités, organiser votre expérience, suivre le paiement, répondre à vos demandes et envoyer les confirmations. L’équipe autorisée de Kaidō Club peut consulter les détails dans l’espace de gestion.

Paiement avec Square

Les données de carte sont saisies dans le formulaire sécurisé fourni par Square et lui sont transmises pour traiter le paiement. Notre serveur reçoit un jeton de paiement, puis une référence et un statut de transaction ; il ne reçoit pas le numéro complet de carte ni son code de sécurité. Square reçoit aussi les informations nécessaires à la transaction, notamment le montant et votre adresse e-mail.

Le traitement effectué par Square relève également de sa propre politique de confidentialité.

Connexion Google et envoi par Gmail

Seul l’administrateur connecte le compte clubkaido@gmail.com. Les clients n’ont pas à connecter leur compte Google pour réserver.

Avec l’autorisation de l’administrateur, l’application vérifie l’adresse e-mail du compte Google et demande la permission Gmail d’envoyer des messages. Elle utilise cet accès pour envoyer les confirmations aux clients, les notifications de réservation à Kaidō Club et les e-mails de test demandés depuis l’administration. Elle ne demande pas la lecture de la boîte de réception ni l’accès aux contacts.

Google traite l’adresse du destinataire et le contenu des messages. Une confirmation contient les détails de la réservation et les consignes de rendez-vous. La notification destinée à Kaidō Club comporte aussi un lien vers l’administration, qui reste protégée par une connexion.

Le site stocke l’adresse du compte connecté, la date de connexion et un jeton de renouvellement chiffré permettant les envois ultérieurs. Il conserve les contenus des notifications, leur état d’envoi et les identifiants de messages pour suivre les envois et limiter les doublons. Le mot de passe Google n’est jamais demandé ni stocké par le site.

L’utilisation des informations reçues des API Google respecte la Google API Services User Data Policy, notamment ses exigences d’utilisation limitée. Ces données ne sont pas vendues ni utilisées pour la publicité, le profilage publicitaire ou l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

Hébergement et destinataires

Les prestataires techniques utilisés pour l’hébergement et le fonctionnement du site sont OpenAI et Cloudflare. Les prestataires techniques traitent les données nécessaires à l’hébergement, à la sécurité, au paiement et à l’envoi des e-mails. Ces traitements peuvent intervenir hors du Japon. Les informations de réservation sont communiquées au client concerné et à l’équipe autorisée de Kaidō Club pour assurer le service.

Cookies et données techniques

Le site utilise des cookies pour la session administrateur et la sécurité de la connexion Google. Le choix de devise est mémorisé dans le navigateur. Les services d’hébergement, de sécurité et de paiement peuvent traiter des informations techniques telles que l’adresse IP et les caractéristiques du navigateur pour assurer leur fonctionnement et prévenir les abus.

Conservation et suppression

Les réservations et les traces d’envoi sont conservées dans la base de gestion ; le site ne prévoit actuellement pas de suppression automatique à échéance fixe. Les messages envoyés restent également dans les comptes de messagerie concernés selon leurs propres réglages. Les données nécessaires à la comptabilité, aux remboursements ou à un litige peuvent devoir être conservées après l’expérience.

L’autorisation Gmail reste enregistrée jusqu’à son remplacement ou sa suppression. L’administrateur peut révoquer l’accès depuis les connexions de son compte Google, ce qui empêche les envois ultérieurs avec cette autorisation. Cette révocation ne supprime pas les réservations ni les messages déjà envoyés.

Pour demander l’accès, la correction ou la suppression de vos données, contactez clubkaido@gmail.com en précisant votre référence de réservation, si vous en avez une. Les demandes sont traitées manuellement, après vérification de l’identité si nécessaire, en tenant compte des données que nous devons conserver. L’administrateur peut aussi demander la suppression du jeton Gmail et des données de connexion stockées.

Contact

Kaidō Club — 合同会社街道クラブ
clubkaido@gmail.com